Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels

1. Application de la politique

La présente politique décrit les pratiques de Pro-Nat concernant les renseignements personnels recueillis au Québec, notamment par son site Web, ses formulaires, ses systèmes d’inscription et de réservation, ses communications, ses activités aquatiques et ses relations avec les clients et participants.

Un renseignement personnel est un renseignement qui concerne une personne physique et permet, directement ou indirectement, de l’identifier.

Cette politique complète les Conditions générales d’inscription et de service de Pro-Nat. Elle s’applique indépendamment du type de cours ou de programme sélectionné.

2. Responsable de la protection des renseignements personnels

La direction de Pro-Nat assume la fonction de responsable de la protection des renseignements personnels. Le responsable veille au respect des pratiques de confidentialité et traite les demandes d’accès, de rectification, de retrait du consentement ainsi que les questions et plaintes relatives aux renseignements personnels.

Une personne souhaitant transmettre une demande écrite sans publier son adresse électronique sur le site peut d’abord téléphoner à ce numéro. Pro-Nat lui indiquera alors un moyen approprié et sécuritaire de transmettre sa demande et de confirmer son identité.

3. Renseignements personnels pouvant être recueillis

Les catégories de renseignements recueillis dépendent de la relation avec Pro-Nat et du service demandé. Elles peuvent notamment comprendre :

Renseignements d’identité et de contact

• nom et prénom;
• numéro de téléphone;
• adresse électronique;
• ville, secteur ou région recherchée;
• langue de communication;
• coordonnées du parent, du tuteur ou de la personne responsable.

Renseignements concernant le participant

• âge ou date de naissance;
• niveau, expérience et capacités en natation;
• objectifs d’apprentissage;
• disponibilités, préférences d’horaire et installation recherchée;
• historique des inscriptions, cours, présences, crédits et progression;
• renseignements nécessaires à la composition d’un groupe compatible.

Renseignements de santé et de sécurité

Lorsque cela est nécessaire à une prise en charge sécuritaire, Pro-Nat peut demander des renseignements concernant une limitation médicale, physique, cognitive ou comportementale, une allergie, une condition pertinente, un besoin d’assistance ou une personne à joindre en cas d’urgence.

Ces renseignements sont considérés comme sensibles. Pro-Nat ne cherche pas à obtenir un dossier médical complet : seuls les renseignements raisonnablement nécessaires à la sécurité et à l’adaptation du service doivent être communiqués.

Renseignements administratifs et transactionnels

• forfait sélectionné, prix, dépôt et statut du paiement;
• factures, remboursements, crédits et historique transactionnel;
• communications et demandes adressées à Pro-Nat;
• consentements, confirmations et version des politiques acceptées.

Renseignements techniques

Lors de l’utilisation du site, certains renseignements techniques peuvent être consignés, notamment l’adresse IP, le type d’appareil ou de navigateur, les pages demandées, la date et l’heure de la connexion, les journaux de sécurité et les erreurs techniques.

4. Moyens utilisés pour recueillir les renseignements

Les renseignements peuvent être recueillis :

• dans un formulaire d’inscription ou de demande de réservation;
• dans un système de réservation ou un portail Pro-Nat;
• lors d’un paiement ou de l’émission d’une facture;
• par téléphone, message texte, courrier électronique ou message vocal;
• directement auprès du client, du participant, d’un parent ou d’un tuteur;
• pendant l’évaluation, l’organisation ou la prestation d’un cours;
• automatiquement au moyen de journaux techniques et de témoins de connexion nécessaires.

Sauf exception permise par la loi, les renseignements sont recueillis directement auprès de la personne concernée ou avec son consentement.

5. Pourquoi Pro-Nat utilise ces renseignements

Pro-Nat peut utiliser les renseignements afin de :

• répondre à une demande d’information ou d’inscription;
• ouvrir, administrer et tenir à jour le dossier du client et du participant;
• évaluer le niveau, les objectifs, les besoins et les contraintes du participant;
• former des groupes compatibles et organiser les horaires;
• attribuer une monitrice ou un moniteur et planifier les installations;
• adapter l’enseignement et assurer la sécurité dans l’eau;
• communiquer des confirmations, rappels, modifications ou avis importants;
• traiter les paiements, dépôts, crédits, remboursements et factures;
• gérer les présences, les séances utilisées et la progression;
• prévenir la fraude, protéger les systèmes et résoudre des problèmes techniques;
• respecter les obligations contractuelles, comptables, fiscales, légales et réglementaires;
• défendre les droits et intérêts légitimes de Pro-Nat lorsque nécessaire.

Pro-Nat n’utilise pas les renseignements médicaux, physiques, cognitifs ou comportementaux d’un participant à des fins publicitaires.

Sauf indication claire contraire, Pro-Nat ne rend pas de décision entièrement automatisée concernant l’admission, l’attribution d’un niveau ou la composition des groupes. Ces décisions sont prises ou révisées par des membres de l’équipe.

6. Systèmes informatiques et bases de données propres à Pro-Nat

Cette architecture permet à Pro-Nat de conserver le contrôle direct de la structure, des autorisations et du traitement de sa base principale. Elle ne signifie toutefois pas qu’aucun service externe n’est jamais utilisé : certaines opérations précises, comme un paiement, un message texte, un appel, un courrier électronique ou l’hébergement technique du site, peuvent nécessiter un prestataire spécialisé.

Dans un tel cas, seul le sous-ensemble de renseignements nécessaire au service concerné doit être traité ou communiqué, conformément aux obligations applicables.

7. Accès aux renseignements à l’intérieur de Pro-Nat

L’accès est accordé selon le principe du besoin de savoir. Selon leurs fonctions, certaines catégories de personnes peuvent accéder à une partie des renseignements :

• la direction et les personnes chargées de l’administration;
• les personnes responsables des inscriptions, horaires et paiements;
• les monitrices et moniteurs, uniquement pour les participants dont ils assurent la prise en charge;
• les personnes autorisées à assurer la sécurité, le soutien technique ou la conformité.

Une monitrice ou un moniteur ne doit recevoir que les renseignements nécessaires à l’enseignement et à la sécurité du participant. Les renseignements financiers ou administratifs qui ne sont pas utiles à sa fonction ne lui sont pas normalement accessibles.

8. Fournisseurs de services et autres communications

Pro-Nat ne vend ni ne loue les renseignements personnels de ses clients ou participants.

Certains renseignements peuvent être traités ou communiqués à des prestataires lorsque cela est nécessaire à un service précis, notamment :

• un prestataire de paiement sécurisé;
• un service de téléphonie ou de messagerie texte;
• un service de courrier électronique;
• un hébergeur Web ou un fournisseur d’infrastructure technique;
• un fournisseur de sécurité, de sauvegarde ou de soutien spécialisé;
• un conseiller professionnel, assureur ou représentant juridique lorsque nécessaire.

Ces prestataires ne doivent recevoir que les renseignements nécessaires à leur mandat. Pro-Nat cherche à encadrer leur utilisation, leur accès, leur conservation et leurs obligations de confidentialité au moyen de mesures contractuelles, administratives ou techniques appropriées.

Des renseignements peuvent également être communiqués sans consentement lorsqu’une loi le permet ou l’exige, notamment en situation d’urgence, pour prévenir un préjudice sérieux, répondre à une ordonnance valide, collaborer avec une autorité compétente ou recouvrer une créance.

9. Traitement ou communication à l’extérieur du Québec

La base opérationnelle principale de Pro-Nat est contrôlée par Pro-Nat. Certains prestataires spécialisés, notamment en matière de paiement, de télécommunications, de courrier électronique ou d’hébergement, peuvent toutefois traiter ou conserver des renseignements à l’extérieur du Québec.

Avant de confier des renseignements personnels à un prestataire situé hors Québec lorsque la loi l’exige, Pro-Nat évalue les facteurs relatifs à la vie privée et vérifie si les renseignements bénéficieront d’une protection adéquate. La communication est encadrée par une entente ou des modalités appropriées.

10. Paiements et renseignements financiers

Les paiements en ligne sont traités au moyen d’un prestataire spécialisé de paiement sécurisé, notamment Stripe lorsque ce service est utilisé.

Pro-Nat peut conserver les renseignements administratifs nécessaires, notamment le nom du payeur, le montant, la date, le statut du paiement, un identifiant de transaction, les factures, les remboursements et les derniers chiffres d’un moyen de paiement lorsque ceux-ci sont fournis par le prestataire.

11. Témoins de connexion et données techniques

Le site peut utiliser des témoins de connexion strictement nécessaires à son fonctionnement, à la sécurité, au maintien d’une session, à la mémorisation de certaines préférences ou au traitement d’un formulaire.

Le serveur peut également produire des journaux techniques contenant notamment une adresse IP, une date, une heure, une page demandée, un type de navigateur ou une erreur. Ces journaux servent principalement à protéger le site, diagnostiquer les problèmes et prévenir les abus.

Si Pro-Nat active une technologie facultative d’analyse, de publicité, d’identification, de localisation ou de profilage, elle doit en informer les visiteurs et, lorsque requis, leur offrir un mécanisme permettant d’accepter, de refuser ou de désactiver cette fonction.

Les préférences relatives aux témoins peuvent aussi être modifiées dans les réglages du navigateur. Le blocage de certains témoins nécessaires peut toutefois empêcher une fonction du site de fonctionner correctement.

12. Consentement

Pro-Nat demande un consentement valable lorsqu’il est requis. Ce consentement doit être manifeste, libre, éclairé et donné à des fins précises. Une demande concernant un renseignement sensible est présentée de manière distincte lorsque la loi l’exige.

La personne peut refuser de fournir un renseignement qui n’est pas nécessaire. Toutefois, le refus de fournir un renseignement essentiel à la sécurité, à l’inscription, au paiement ou à la prestation du service peut empêcher Pro-Nat de confirmer ou de poursuivre l’activité.

Le consentement à une utilisation ou à une communication peut être retiré, sous réserve des restrictions légales et contractuelles. Le retrait n’a pas d’effet rétroactif et peut limiter la capacité de Pro-Nat à continuer d’offrir certains services.

Communications promotionnelles

Les communications promotionnelles sont transmises conformément au consentement applicable et aux règles en vigueur. Une personne peut demander de ne plus les recevoir. Les avis strictement administratifs, transactionnels ou liés à la sécurité peuvent néanmoins continuer à être transmis lorsqu’ils sont nécessaires au service.

13. Renseignements concernant les participants mineurs

Lorsqu’un participant est mineur, les renseignements nécessaires à son inscription et à sa sécurité sont normalement fournis par son parent, son tuteur ou la personne autorisée à agir en son nom.

Pro-Nat ne cherche pas à recueillir directement auprès d’un jeune enfant des renseignements personnels au moyen du site sans l’intervention de la personne responsable. Les renseignements relatifs aux mineurs sont utilisés uniquement pour les fins légitimes décrites dans la présente politique.

14. Durée de conservation et destruction

Pro-Nat conserve les renseignements seulement pendant la durée nécessaire aux fins pour lesquelles ils ont été recueillis, à la prestation des services, à la gestion de la relation avec le client et au respect de ses obligations légales, fiscales, comptables, contractuelles, d’assurance ou de preuve.

La durée exacte varie selon la nature du renseignement :

• les demandes et inscriptions sont conservées le temps nécessaire à leur traitement et au suivi de la relation;
• les dossiers actifs sont conservés pendant la prestation des services et la période de suivi raisonnablement nécessaire;
• les pièces transactionnelles, fiscales et comptables sont conservées pendant les délais prescrits par la loi;
• les renseignements de santé et de sécurité sont conservés uniquement aussi longtemps qu’ils demeurent nécessaires ou qu’une obligation le justifie;
• les journaux techniques et de sécurité sont conservés pendant une période proportionnée à leur fonction.

La durée applicable à une catégorie précise de renseignements peut être obtenue auprès du responsable de la protection des renseignements personnels.

Lorsque les fins sont accomplies et qu’aucune obligation ne justifie leur conservation, les renseignements sont détruits de manière sécuritaire ou, lorsque la loi le permet et que les exigences requises peuvent être respectées, anonymisés.

15. Mesures de sécurité

Pro-Nat applique des mesures administratives, techniques et physiques raisonnables selon la sensibilité, la quantité, la finalité, le support et la répartition des renseignements.

Accès limités selon les fonctions

Authentification et contrôle des autorisations

Segmentation et isolation des systèmes internes

Transmission sécurisée lorsque cela est applicable

Sauvegardes et mécanismes de récupération contrôlés

Journalisation et surveillance de sécurité

Obligations de confidentialité du personnel

Destruction sécuritaire lorsque la conservation prend fin

Aucun système ne peut offrir une garantie absolue contre tout incident. Pro-Nat ajuste ses mesures en fonction de l’évolution des risques, des besoins opérationnels et des technologies utilisées.

16. Incident de confidentialité

Pro-Nat dispose de mécanismes permettant d’évaluer et de traiter un accès, une utilisation, une communication, une perte ou toute autre atteinte non autorisée concernant des renseignements personnels.

Lorsqu’un incident présente un risque de préjudice sérieux, Pro-Nat avise les personnes concernées et la Commission d’accès à l’information conformément aux exigences applicables. Elle prend aussi les mesures raisonnables permettant de réduire les risques et d’éviter qu’un incident semblable se reproduise.

Une personne qui croit qu’un renseignement a été compromis doit communiquer sans délai avec le responsable de la protection des renseignements personnels au 581-700-4991.

17. Vos droits concernant vos renseignements

Sous réserve des conditions et exceptions prévues par la loi, une personne peut notamment :

• demander si Pro-Nat détient des renseignements personnels à son sujet;
• demander l’accès à ces renseignements;
• faire rectifier un renseignement inexact, incomplet ou équivoque;
• demander des explications sur l’utilisation et la communication des renseignements;
• retirer son consentement à certaines utilisations ou communications;
• demander la cessation d’une diffusion ou un déréférencement lorsque les conditions légales sont réunies;
• demander la communication d’un renseignement informatisé dans un format technologique structuré et couramment utilisé lorsque le droit à la portabilité s’applique.

Une demande doit fournir suffisamment d’information pour permettre de l’identifier et de localiser le dossier. Pro-Nat peut vérifier l’identité du demandeur avant de communiquer un renseignement.

Le responsable répond normalement dans les 30 jours suivant la réception d’une demande écrite complète, sous réserve des règles et prolongations permises par la loi. L’accès est en principe gratuit, mais des frais raisonnables de transcription, de reproduction ou de transmission peuvent être exigés après en avoir informé le demandeur.

18. Question, demande ou plainte

Toute question, demande d’exercice d’un droit ou plainte doit être adressée au responsable de la protection des renseignements personnels de Pro-Nat.

Pro-Nat examine les plaintes de manière confidentielle et cherche à y répondre dans un délai raisonnable. Si une personne estime que sa demande n’a pas été traitée adéquatement, elle peut également communiquer avec la Commission d’accès à l’information du Québec.

19. Sites et services externes

Le site de Pro-Nat peut contenir un lien vers un site ou un service exploité par un tiers. La politique de ce tiers s’applique aux renseignements qu’il recueille directement. Pro-Nat recommande de lire cette politique avant de transmettre des renseignements personnels.

20. Modification de la politique

Pro-Nat peut modifier la présente politique afin de refléter une évolution de ses services, systèmes, pratiques, fournisseurs ou obligations légales. La date de la dernière mise à jour est indiquée au haut de la page.

Une modification importante est portée à l’attention des personnes concernées par un moyen approprié lorsque la loi ou la nature du changement l’exige. La version antérieure demeure applicable aux traitements réalisés avant la modification lorsque cela est requis.